Gestión contractual - Revisión y aprobación del Contrato

Ingrese a su cuenta de Proveedor del SECOP II usando su usuario y contraseña.
Recuerde que su usuario y contraseña son su firma, por lo cual no debe compartir esa información.

Para ingresar al gestor de contratos del SECOP II, despliegue el menú “Mis procesos” y seleccione “Mis contratos”. En el gestor de contratos aparecen todos los contratos que le hayan sido adjudicados a través del SECOP II.

El estado de un contrato recientemente enviado es “Pendiente de firma”. Para ingresar haga clic en “Detalle”.

El contrato electrónico está dividido en 9 secciones. Las dos últimas secciones están bloqueadas hasta que el contrato esté en estado “Firmado”.
Secciones del contrato
1. Información general: Contiene los datos básicos del contrato y los datos de las partes (Entidad Estatal y Proveedor), así como una sección opcional para agregar la información financiera del Proveedor y por último información sobre el objeto del contrato.
2. Condiciones: En esta sección del contrato encuentra las condiciones de entrega de los bienes y servicios contratados y la configuración financiera del contrato (garantías solicitadas, condiciones de facturación y pago, etc.).
3. Bienes y servicios: Esta sección es de carácter informativo. Allí podrá observar la lista de bienes y servicios contratados y la oferta económica que presentó al Proceso de Contratación.
4. Documentos del Proveedor: En esta sección aparecen los documentos que la Entidad Estatal le haya solicitado al Proveedor para la firma del contrato.
5. Documentos del contrato: En esta sección usted encontrará los documentos soporte del contrato electrónico, en particular el clausulado y la fecha límite que tiene para aprobar el contrato.
6. Información presupuestal: En esta sección usted encuentra la destinación del gasto de la Entidad, la fuente de los recursos y el certificado de disponibilidad presupuestal – CDP o vigencias futuras asociadas al Proceso de Contratación.
7. Ejecución del contrato: Una vez inicia la ejecución del contrato en esta sección aparecen los planes de entrega de los bienes y servicios del contrato; los planes de pago y la opción para que usted cargue las facturas (después de radicarlas en la Entidad Estatal). También puede consultar documentos de la ejecución contractual cargados por la Entidad Estatal como los informes de supervisión. Adicionalmente, en esta sección usted puede cargar informes de actividades y en general documentos de la ejecución contractual que la Entidad Estatal le solicite.
8. Modificaciones: Contiene todas las modificaciones al contrato pactadas entre la Entidad Estatal y el Proveedor. Cuando el contrato se encuentra en ejecución esta sección se desbloquea.
9. Incumplimientos: En esta sección aparecen las sanciones o inhabilidades que la Entidad Estatal le imponga como consecuencia de incumplimientos en el contrato. Estos incumplimientos quedarán en su perfil del SECOP II y podrán ser consultados por todas las Entidades Estatales registradas, pero no por los demás Proveedores registrados. 

Una vez revise el contrato electrónico usted puede “Aprobar” o “Rechazar” el contrato, en caso de estar de acuerdo con las condiciones establecidas por la Entidad Estatal haga clic en “Aprobar contrato”. Automáticamente el SECOP II guarda los cambios y el estado del contrato cambia a “Firmado y enviado a la Entidad Estatal”.
NOTA: Tenga en cuenta, que el usuario que debe hacer clic en "Aprobar Contrato" debe corresponder al usuario competente para firmar el contrato (representante legal/apoderado/facultado). La Entidad Estatal verificará que usuario de la cuenta del proveedor aprobó el contrato, en caso de que el usuario que aprobó el contrato no corresponda al usuario del representante legal o quien haga sus veces, la Entidad Estatal rechazará el contrato para volverlo a enviar y que sea el representante legal quien haga clic en “Aprobar contrato”.

Cuando la Entidad Estatal reciba el contrato electrónico aprobado por el Proveedor debe publicarlo.  A partir de este momento el contrato queda para conocimiento del público en general, su estado a “Firmado” y se desbloquean las secciones “Modificaciones del contrato” e “Incumplimientos”.

Si encuentra algún error o no está de acuerdo con las condiciones del contrato, haga clic en “Rechazar contrato”.

SECOP II habilita una ventana emergente, usted debe redactar una justificación para rechazar el contrato, luego haga clic en confirmar.

SECOP II guarda los cambios y el estado del contrato cambia a “Rechazado”, la Entidad Estatal recibe la notificación del rechazo y el contrato se le habilita nuevamente en edición para que haga las respectivas correcciones y vuelva a enviarlo al Proveedor.